Come registrare l’assicurazione in contabilità

Voce del diario dell’assicurazione prepagata

Una spesa prepagata è un tipo di attività nello stato patrimoniale che risulta da un’azienda che effettua pagamenti anticipati per beni o servizi da ricevere in futuro. Le spese anticipate sono inizialmente registrate come attività, ma il loro valore viene speso nel tempo nel conto economico. A differenza delle spese convenzionali, l’azienda riceverà qualcosa di valore dalla spesa prepagata nel corso di diversi periodi contabili.

Le aziende effettuano pagamenti anticipati per beni o servizi come attrezzature da ufficio in leasing o copertura assicurativa che forniscono benefici continui nel tempo. Beni o servizi di questa natura non possono essere spesi immediatamente perché la spesa non sarebbe in linea con il beneficio sostenuto nel tempo dall’utilizzo del bene.

Secondo i principi contabili generalmente accettati (GAAP), le spese dovrebbero essere registrate nello stesso periodo contabile del beneficio generato dal relativo bene.  Per esempio, se una grande fotocopiatrice viene affittata da un’azienda per un periodo di 12 mesi, l’azienda beneficia del suo utilizzo per l’intero periodo. Registrare un pagamento anticipato fatto per il leasing come una spesa nel primo mese non farebbe corrispondere adeguatamente le spese con i ricavi generati dal suo utilizzo. Pertanto, dovrebbe essere registrato come un costo anticipato e ripartito tra le spese lungo l’intero periodo di dodici mesi.

Contabilità dei proventi assicurativi per le riparazioni

Quando un’azienda subisce una perdita coperta da una polizza assicurativa, riconosce un guadagno per l’ammontare dei proventi assicurativi ricevuti. L’approccio più ragionevole alla registrazione di questi proventi è quello di aspettare fino a quando non sono stati ricevuti dall’azienda. Così facendo, non c’è il rischio di registrare un guadagno relativo ad un pagamento che non è mai ricevuto. Un’alternativa è di registrare l’utile non appena il pagamento è probabile e l’importo del pagamento può essere determinato; tuttavia, questo costituisce una forma di reddito maturato e così è scoraggiato a meno che ci sia un alto grado di certezza per quanto riguarda il pagamento. Se l’utile viene registrato prima dell’incasso, l’addebito di compensazione all’utile è un credito per i recuperi assicurativi previsti. Un utile da proventi assicurativi dovrebbe essere registrato in un conto separato se l’importo è rilevante, etichettando così chiaramente l’utile come di natura non operativa. Per esempio, il titolo di un tale conto potrebbe essere “Guadagno dai risarcimenti assicurativi”. Anche se viene registrato un guadagno, il probabile risultato totale di un reclamo assicurativo è una perdita netta, poiché l’importo di tale reclamo è compensato con la perdita effettiva subita, al netto di una franchigia assicurativa.

Addebito o credito per assicurazione prepagata

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Questa voce del diario viene completata per stabilire il conto delle attività dell’assicurazione prepagata che rappresenta l’importo prepagato. La voce riduce anche il conto di cassa dell’importo pagato. Ricordate, per tracciare correttamente le spese prepagate, esse devono essere registrate nel vostro libro mastro come un’attività di spesa prepagata, con una parte dell’attività prepagata contabilizzata ogni mese come una spesa.2. Registrate la spesa nel vostro libro mastro generaleIl vostro prossimo passo sarà quello di registrare la spesa di assicurazione per i prossimi 12 mesi. Potreste essere in grado di impostare una voce di giornale ricorrente nel vostro software di contabilità che completerà questo automaticamente. In caso contrario, sarà necessario creare un piano di ammortamento per aiutarvi a determinare quanto è necessario pagare ogni mese e per quanti mesi. Questo è particolarmente importante se il periodo di tempo è inferiore a 12 mesi.

Contabilità Gaap per il finanziamento dei premi assicurativi

Una voce del diario assicurativo di base è Debit: Spese di assicurazione, credito: Banca per i pagamenti a una compagnia di assicurazione per l’assicurazione aziendale.  Non tutti i pagamenti assicurativi (premi) sono spese aziendali deducibili*, alcuni pagamenti assicurativi possono andare sul conto economico e altri devono andare sullo stato patrimoniale, quindi quando si tratta di inserire queste transazioni nei registri contabili di un’azienda ci sono diverse voci del giornale da considerare.

Ci sono vari tipi di copertura assicurativa disponibili per le piccole imprese e i proprietari di aziende, quindi daremo un’occhiata a quelle e a come trattarle al meglio nei conti. Inoltre, ci sono domande che ho ricevuto da veri contabili/proprietari d’azienda che avevano bisogno di sapere come inserire i loro proventi assicurativi dai danni alla proprietà, alle quali potete leggere le mie risposte.*Una spesa deducibile è una spesa che può essere inclusa nei vostri calcoli delle imposte sul reddito.

Una spesa assicurativa si verifica dopo che una piccola impresa si iscrive con un fornitore di assicurazione per ricevere una copertura di protezione.  Il fornitore di assicurazione addebita una tassa annuale, chiamata premio, che coprirà l’azienda per 12 mesi.  Questa tassa annuale può essere pagata con un pagamento unico o può essere distribuita su 12 pagamenti mensili, o a volte quindicinali.  Il pagamento annuale è di solito più economico del totale dei pagamenti mensili come incentivo a pagare il conto in anticipo, ma le piccole imprese spesso non possono permetterselo, quindi i fornitori offrono l’opzione mensile.