Verbali da registrare

Verbale di riunione pdf

I verbali di riunione sono le note dettagliate che servono come una registrazione scritta ufficiale di una riunione o conferenza. La persona responsabile della riunione di solito chiede a uno dei partecipanti di occuparsi di questo compito. Un giorno, quel qualcuno potresti essere tu. Anche se non è un lavoro terribilmente difficile, prendere i verbali è un lavoro importante. Poiché i verbali delle riunioni sono una registrazione ufficiale di ciò che è accaduto, l’accuratezza è cruciale. Dovrai prendere appunti accurati sulla riunione che le persone devono essere in grado di consultare in seguito, se necessario.

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I verbali, noti anche come verbali di riunione (abbreviazione MoM), protocolli o, informalmente, note, sono la registrazione scritta istantanea di una riunione o udienza. In genere descrivono gli eventi della riunione e possono includere una lista dei partecipanti, una dichiarazione delle questioni considerate dai partecipanti, e le relative risposte o decisioni per le questioni.

I verbali possono essere creati durante la riunione da una dattilografa o da un cronista di corte, che può usare una notazione stenografica e poi preparare i verbali e consegnarli ai partecipanti in seguito. In alternativa, l’incontro può essere registrato in audio o in video, o la segretaria di un gruppo, nominata o assegnata informalmente, può prendere appunti e preparare il verbale in seguito. Molte agenzie governative usano un software di registrazione dei verbali per registrare e preparare tutti i verbali in tempo reale.

I verbali sono la registrazione ufficiale scritta delle riunioni di un’organizzazione o di un gruppo. Non sono trascrizioni di quei procedimenti. Usando le Regole dell’Ordine di Robert Newly Revised (RONR), il verbale dovrebbe contenere principalmente una registrazione di ciò che è stato fatto durante la riunione, non ciò che è stato detto dai membri.[2][3][4] L’organizzazione può avere le proprie regole riguardo al contenuto del verbale.

Come far circolare i verbali delle riunioni via e-mail

La procedura guidata per registrare i verbali di riunione assiste gli utenti nel catturare i dettagli di una riunione che si è svolta. Le informazioni possono poi essere condivise rilasciando i verbali di riunione ai partecipanti e alle altre parti interessate. Ogni passo della procedura guidata è opzionale, fornendo un approccio flessibile per catturare le informazioni chiave. La procedura guidata per la registrazione dei verbali di riunione supporta anche i verbali in corso d’opera, permettendo di registrare pezzi di informazioni durante la registrazione iniziale dei verbali di riunione e di aggiornarli successivamente dopo che i verbali di riunione sono stati registrati. I verbali di riunione possono essere registrati per una riunione creata dai calendari degli utenti e dei casi.

Una volta che i verbali di riunione sono registrati, possono essere visualizzati e aggiornati come necessario dai calendari degli utenti e dei casi, così come da una lista di verbali di riunione che sono stati creati. Da questo elenco di verbali di riunione, un utente può anche registrare i verbali di riunione per una riunione esistente per la quale i verbali di riunione non sono ancora stati registrati, o può creare una nuova riunione e registrare i verbali di riunione per la nuova riunione creata.

Suggerimenti per i verbali delle riunioni

Il più grande problema che incontriamo nei verbali delle riunioni è troppa verbosità. Sforzandosi di rendere giustizia al loro lavoro, i segretari a volte includono gli argomenti che vengono fatti, ciò che le persone dicono in risposta, e tutte le minuzie della discussione. C’è un modo migliore! Secondo le Regole dell’Ordine di Robert, i verbali dovrebbero registrare ciò che viene fatto, non ciò che viene detto.

I consigli e i comitati non profit potrebbero voler preparare dei verbali riassuntivi. Questi includono i punti che sono stati fatti durante la discussione, senza attribuzione ai singoli. Se siete chiamati a difendere l’azione del vostro organo in un tribunale, avere un verbale riassuntivo dimostra che avete esercitato la dovuta diligenza nella vostra discussione. A volte la legge statale lo richiede.

Può essere difficile convincere un gruppo a passare dai verbali dettagliati a quelli d’azione o sommari. Alle persone piace vedere una registrazione di ciò che hanno detto. I verbali dettagliati rendono facile per qualcuno che non era presente seguire l’argomento e sentirsi “al corrente”. A volte la segretaria è incline a lasciar scorrere e scrivere tutto. Questo può sembrare più facile che selezionare le azioni intraprese, o riassumere i punti fatti. Anche così, vi consigliamo di lottare contro la marea e di impegnarvi a rendere i vostri verbali il più concisi possibile.