Entro quando registrare fatture acquisto

Come registrare la fattura nel journal entry

Una fattura è un documento commerciale con l’indicazione della data e dell’ora che elenca e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se beni o servizi sono stati acquistati a credito, la fattura di solito specifica i termini dell’accordo e fornisce informazioni sui metodi di pagamento disponibili.

Una fattura deve dichiarare di essere una fattura sulla faccia della fattura. Di solito ha un identificatore unico chiamato numero di fattura che è utile per il riferimento interno ed esterno. Una fattura contiene tipicamente informazioni di contatto per il venditore o il fornitore di servizi nel caso ci sia un errore relativo alla fatturazione.

I termini di pagamento possono essere delineati sulla fattura, così come le informazioni relative a eventuali sconti, dettagli di pagamento anticipato o oneri finanziari valutati per i pagamenti in ritardo. Presenta anche il costo unitario di un articolo, il totale delle unità acquistate, il trasporto, la movimentazione, la spedizione e gli oneri fiscali associati, e delinea l’importo totale dovuto.

Le aziende possono scegliere di inviare semplicemente un estratto conto di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. In questo caso, l’estratto conto deve indicare che non verranno inviate fatture successive. Storicamente, le fatture sono state registrate su carta, spesso con più copie generate in modo che l’acquirente e il venditore avessero ciascuno una registrazione della transazione per i propri archivi. Attualmente, le fatture generate dal computer sono abbastanza comuni. Possono essere stampate su carta su richiesta o inviate via e-mail alle parti di una transazione. I registri elettronici permettono anche una più facile ricerca e ordinamento di particolari transazioni o date specifiche.

Come registrare la fattura nella contabilità

Una fattura di acquisto è solitamente creata da un ordine di acquisto o da una ricevuta di acquisto. I dettagli dell’articolo del fornitore saranno recuperati nella fattura d’acquisto. Tuttavia, è anche possibile creare direttamente una fattura d’acquisto.

Accounting Dimensions consente di etichettare le transazioni in base a uno specifico territorio, filiale, cliente, ecc. Questo aiuta a visualizzare gli estratti conto separatamente in base ai criteri selezionati. Per saperne di più, visita la pagina delle Dimensioni contabili.

Mantieni fattura: Attivare questa casella di controllo per mettere in attesa la fattura di acquisto. Questo può essere fatto solo prima di inviare la fattura. Una volta che “Tieni fattura” è abilitato e la fattura d’acquisto è inviata, lo stato cambierà in “Temporaneamente in attesa”.

È possibile impostare la valuta in cui la fattura d’acquisto deve essere inviata. Questa viene recuperata dall’ordine di acquisto. Se si imposta un listino prezzi, i prezzi degli articoli saranno recuperati da quel listino. Spuntando ‘Ignora la regola di determinazione del prezzo’ si ignoreranno le regole di determinazione del prezzo impostate in Conti > Regola di determinazione del prezzo.

Qualsiasi sconto aggiuntivo all’intera fattura può essere impostato in questa sezione. Questo sconto può essere basato sul Totale generale, cioè dopo le tasse/oneri o sul Totale netto, cioè prima delle tasse/oneri. Lo sconto aggiuntivo può essere applicato come percentuale o come importo.

Registrazione del pagamento ricevuto

Una fattura di vendita è un documento contabile che registra una transazione commerciale. Le fatture di vendita forniscono all’azienda una registrazione dei servizi che hanno fornito a un cliente, quando i servizi sono stati resi e quanto denaro il cliente deve all’azienda. Di solito, una fattura di vendita includerà una descrizione del servizio fornito, l’importo dovuto e la scadenza per il pagamento. Le fatture di vendita sono cruciali per la contabilità delle piccole imprese perché permettono di registrare le transazioni delle vostre vendite per scopi contabili.

Mentre lo scopo principale di una fattura di vendita è quello di richiedere il pagamento da un cliente per i servizi che gli avete fornito, una fattura di vendita serve altre importanti funzioni nella contabilità delle piccole imprese, tra cui:

Le fatture di vendita sono uno strumento importante per le piccole imprese perché servono come base per il sistema di contabilità dell’azienda. Una fattura di vendita crea una registrazione di una vendita. Registrando e archiviando correttamente tutte le fatture che inviate ai clienti, avrete tutte le informazioni necessarie per tracciare le vostre vendite, monitorare il vostro flusso di cassa e creare solidi rapporti finanziari.

Come registrare il pagamento dell’assegno nel journal entry

Se si ricevono articoli da un fornitore e non si è stati fatturati per essi, è possibile che non si conosca l’importo effettivo da pagare al fornitore. Tuttavia, se avete in magazzino questi articoli, avrete bisogno di aggiungerli al vostro stock disponibile prima di poterli vendere. Ma, dato che non si conosce l’importo da pagare, non si dovrebbe registrare un importo dovuto al fornitore in questo momento.

Invece, si può registrare la ricezione di questi articoli usando una transazione di acquisto con lo stato di ricezione dell’articolo. Quando si registra un acquisto con lo stato di articolo ricevuto, si inserisce un importo di acquisto stimato, che viene poi assegnato a un conto di competenza dei creditori. La vostra contabilità passiva non è interessata in questo momento.

Più tardi, quando il vostro fornitore vi fatturerà gli articoli, potrete registrare un acquisto con l’importo effettivo dell’acquisto. Quando si registra l’acquisto, l’importo effettivo dell’acquisto viene allocato al conto creditori e l’importo stimato viene rimosso dal conto dei ratei e risconti.