Registrare fatture di acquisto

Come annullare la fattura dell’ordine di acquisto in ax 2012

Per aiutarvi a tenere traccia di quanto dovete ai vostri fornitori, potete inserire le fatture di acquisto. Per inserire le fatture di acquisto, dovete prima inserire un record di contatto per ogni fornitore. Puoi farlo prima di inserire la prima fattura di acquisto o usare l’opzione Aggiungi un fornitore nel campo Fornitore quando inserisci la fattura.

Se acquisti regolarmente lo stesso prodotto o servizio da un fornitore, puoi creare un record di prodotto per l’articolo. Questo ti fa risparmiare tempo nell’inserimento dei dati e, se inserisci un prodotto come un articolo di magazzino, la contabilità registrerà ogni volta che gli articoli di magazzino vengono acquistati e venduti. Quando si inserisce una fattura di acquisto che include un articolo in magazzino, la contabilità crea una transazione Goods In che aumenta automaticamente il livello di magazzino per l’articolo.

Questa data viene calcolata automaticamente dai termini di pagamento inseriti nel record del fornitore. Se non è stato inserito alcun termine di pagamento, la data è calcolata dal numero predefinito di giorni di credito nelle impostazioni di Record e Transazione. È possibile sovrascrivere questa data secondo necessità.

Ordine di vendita centralizzato a fattura

Cos’è un libro mastro degli acquisti? Il libro mastro degli acquisti è un registro secondario in cui vengono registrati gli acquisti. Il libro mastro degli acquisti fa parte del database del dipartimento di contabilità; non è mantenuto dal dipartimento acquisti. Il libro mastro è utile per segregare in un’unica posizione una registrazione degli importi che un’azienda spende con i suoi fornitori. Il registro degli acquisti mostra quali acquisti sono stati pagati e quali restano in sospeso. Una tipica transazione inserita nel libro mastro degli acquisti registrerà un conto da pagare, seguito in una data successiva da una transazione di pagamento che elimina il conto da pagare. Quindi, è probabile che ci sia un saldo debitore in sospeso nel libro mastro in qualsiasi momento. Se il volume degli acquisti è relativamente basso, allora non c’è bisogno di un libro mastro degli acquisti. Invece, queste informazioni sono registrate direttamente nella contabilità generale.

Registrazioni di acquisto

Se un cliente ha ricevuto un’offerta di vendita per degli articoli che ora sono stati forniti da un fornitore, la fattura di vendita del fornitore può corrispondere strettamente all’offerta di vendita. Una fattura di acquisto può essere creata direttamente dal preventivo di vendita senza dover reinserire le informazioni.

Un altro metodo per creare una fattura di acquisto è dalla fattura di vendita del proprio cliente. Questa opzione può essere utile quando un’azienda registra i beni e i servizi di un fornitore e non richiede una fattura di vendita dal fornitore. Invece, l’azienda presume di dover pagare il suo fornitore per ciò che ha fatturato al suo cliente.

Un ultimo metodo è quello della ricevuta della merce. Questo metodo può essere utile quando i fornitori inviano la merce per un controllo prima di emettere una fattura o riforniscono automaticamente il magazzino in base ai termini contrattuali.

Registrazione del giornale delle fatture d’acquisto

Dato che questo processo è abbastanza coinvolto, un’azienda potrebbe scegliere di automatizzare questo sistema piuttosto che elaborare le fatture manualmente. L’automazione può migliorare la visibilità, la produttività, la precisione e l’efficacia dei costi del processo di fatturazione di un’azienda.

Un’azienda di acquisti ha bisogno di verificare l’acquisto, assicurare il pagamento corretto e consegnare il pagamento entro i termini concordati. Le fatture dovrebbero includere le seguenti informazioni per aiutare il venditore e l’acquirente a tracciare le loro spese o l’inventario e ad aggiornare i loro registri finanziari:

Una volta che il personale AP verifica che la fattura del venditore contenga tutte le informazioni corrette, deve inserire i dati manualmente o utilizzando uno strumento di automazione e codificarli per scopi contabili. La codifica della contabilità generale si riferisce a un sistema di codifica che rende più facile tracciare i debiti e i crediti.

Inserire manualmente questi dati può richiedere molto tempo al personale e comporta il rischio di errore umano, che può essere dannoso per i registri finanziari di un’azienda. L’utilizzo di un sistema automatizzato può ridurre i costi di elaborazione delle fatture dal 75% all’85%, diminuendo allo stesso tempo gli errori. Avere gli strumenti necessari per tracciare questi dati migliora anche l’accesso ai dati delle fatture, il che migliora il servizio ai fornitori e si traduce in tempi più rapidi per i pagamenti.