Fatture da registrare

Come registrare il pagamento dell’assegno nel journal entry

Quando si riceve una fattura da un venditore per beni o servizi su un ordine di acquisto, i processi aziendali potrebbero richiedere che i beni o servizi siano ricevuti prima che la fattura possa essere approvata per il pagamento. Prima di iniziare, assicurati che la chiave di configurazione Corrispondenza fattura sia selezionata.

Nella pagina dei parametri dei conti fornitori, assicurati che l’opzione Abilita convalida corrispondenza fattura sia selezionata, che il campo Posta fattura con discrepanze sia impostato su Richiedi approvazione e che il campo Criterio di corrispondenza riga sia impostato su Corrispondenza a tre vie.

Processo di fatturazione

Poiché questo processo è abbastanza coinvolto, un’azienda potrebbe scegliere di automatizzare questo sistema piuttosto che elaborare le fatture manualmente. L’automazione può migliorare la visibilità, la produttività, la precisione e l’efficacia dei costi del processo di fatturazione di un’azienda.

Un’azienda di acquisti ha bisogno di verificare l’acquisto, assicurare il pagamento corretto e consegnare il pagamento entro i termini concordati. Le fatture dovrebbero includere le seguenti informazioni per aiutare il venditore e l’acquirente a tracciare le loro spese o l’inventario e ad aggiornare i loro registri finanziari:

Una volta che il personale AP verifica che la fattura del venditore contenga tutte le informazioni corrette, deve inserire i dati manualmente o utilizzando uno strumento di automazione e codificarli per scopi contabili. La codifica della contabilità generale si riferisce a un sistema di codifica che rende più facile tracciare i debiti e i crediti.

Inserire manualmente questi dati può richiedere molto tempo al personale e comporta il rischio di errore umano, che può essere dannoso per i registri finanziari di un’azienda. L’utilizzo di un sistema automatizzato può ridurre i costi di elaborazione delle fatture dal 75% all’85%, diminuendo allo stesso tempo gli errori. Avere gli strumenti necessari per tracciare questi dati migliora anche l’accesso ai dati delle fatture, il che migliora il servizio ai fornitori e si traduce in tempi più rapidi per i pagamenti.

Esempio di registrazione del diario delle fatture

Il record della fattura pagabile memorizza tutte le informazioni sulla fattura di cui hai bisogno per tracciarla e gestirla, come la data della fattura, il saldo, la data di scadenza, lo stato della posta, lo stato della fattura, il numero dell’ordine di acquisto e il fornitore associato alla fattura.

Le informazioni dettagliate sulla fattura appaiono nei riquadri del record. Puoi aprire e chiudere questi riquadri per visualizzare o nascondere le informazioni, e puoi trascinare e rilasciare i riquadri nella posizione che desideri sulla pagina. Le informazioni e le azioni dei riquadri sono descritte di seguito.

Per espandere l’elenco completo delle distribuzioni, compresi tutti i set di voci interfunzionali applicabili al record, seleziona la vista estesa. Questa vista fornisce l’accesso ai filtri, che rendono la localizzazione delle distribuzioni delle fatture più facile e veloce. Per esempio, è possibile creare una lista di distribuzioni di fatture in base all’importo o al tipo di importo.

Regolazioni visualizza le regolazioni, o correzioni, fatte alla fattura. Un aggiustamento viene utilizzato per invertire la registrazione errata creando un’altra registrazione con nuove distribuzioni. È possibile effettuare aggiustamenti alle fatture solo per le fatture registrate che non hanno applicazioni di note di credito. Per maggiori informazioni, vedi Regolazioni delle fatture.

Doppia entrata per la fattura ricevuta

Questo sarà il numero della fattura di vendita, questi numeri dovrebbero lavorare in modo sequenziale, una volta inseriti il sistema genererà automaticamente il numero successivo sulla prossima opzione di inserimento del lotto di vendita / produzione della fattura.    Se state inserendo le fatture utilizzando tutte le schermate di inserimento delle fatture, questo campo di riferimento è collegato a tutte le schermate delle transazioni di vendita e funzionerà in modo sequenziale indipendentemente dalla schermata di inserimento delle vendite che utilizzate.

Se la vendita è a un nuovo cliente che non esiste già nell’elenco dei clienti, allora, senza chiudere la schermata di inserimento della produzione della fattura, dal menu principale, selezionare Vendite> Aggiungi/Modifica cliente> e impostare il nuovo cliente.

Questo differisce dall’opzione Sales Batch Entry dove era richiesto l’inserimento della cifra lorda. Differisce anche dal punto di vista che non è necessario distinguere tra una cifra positiva per l’inserimento di una fattura o una cifra negativa per l’inserimento di una nota di credito, l’utente ha già indicato al programma all’inizio della transazione se viene inserita una fattura o una nota di credito, quindi a questo punto è necessario inserire solo una cifra positiva.