Come registrare una ricevuta fiscale in contabilita’

Come archiviare le ricevute per le tasse

Conservare le fatture di acquisto, altrimenti conosciute semplicemente come ricevute, è parte integrante del processo di contabilità per qualsiasi azienda, libero professionista o famiglia. I dettagli di queste dovrebbero essere registrati accuratamente in ordine cronologico in preparazione della dichiarazione dei redditi. Una fattura di acquisto è un tipo di documento fonte – prova di una transazione. Non sottovalutare l’importanza delle ricevute, può sembrare noioso e inutile, ma conservare i documenti è indispensabile. Un principio fondamentale di una contabilità affidabile è che non ci dovrebbero essere transazioni senza una ricevuta. Questo può minimizzare il tuo reddito imponibile, migliorare le tue possibilità di ricevere un rimborso fiscale e ridurre la quantità di tempo che devi dedicare alle scartoffie ogni anno.

Una “ricevuta” è un termine ombrello per diversi tipi di documenti sorgente o riferimenti elettronici che registrano le transazioni, comprese le fatture, le fatture di acquisto, le note di pagamento, le ricevute delle carte di credito e i registri degli stipendi. Lo scopo di archiviare le fatture di acquisto in questo modo è quello di documentare le spese e i profitti e registrare qualsiasi cambiamento nei vostri materiali. Documentando ogni ricevuta, le attività di un’azienda sono rese certificabili, trasparenti e facilmente comprensibili, rendendolo uno degli aspetti più importanti della contabilità aziendale.

Come classificare le ricevute per le tasse

Una ricevuta è un riconoscimento scritto che qualcosa di valore è stato trasferito da una parte all’altra. Oltre alle ricevute che i consumatori ricevono tipicamente da venditori e fornitori di servizi, le ricevute vengono emesse anche nelle transazioni tra imprese e nel mercato azionario.

Per esempio, al titolare di un contratto futures viene generalmente dato uno strumento di consegna, che agisce come una ricevuta in quanto può essere scambiato con l’attività sottostante alla scadenza del contratto futures.

Oltre a dimostrare la proprietà, le ricevute sono importanti per altre ragioni. Per esempio, molti rivenditori insistono sul fatto che un cliente debba mostrare una ricevuta per scambiare o restituire articoli, mentre altri richiedono che una ricevuta – in genere emessa entro un certo lasso di tempo – sia prodotta ai fini della garanzia del prodotto. Le ricevute possono anche essere importanti per le tasse perché l’IRS richiede la documentazione di certe spese. L’Internal Revenue Service (IRS) suggerisce che i seguenti tipi di ricevute, se generate, siano conservate dalle piccole imprese:

Come registrare le ricevute nella contabilità

Tenere traccia delle tue spese potrebbe aiutarti a risparmiare denaro al momento delle tasse. Ma è essenziale che tu conservi le ricevute e la documentazione per sostenere ogni spesa e giustificare le tue deduzioni se necessario. Segui questi consigli per organizzare le ricevute e le spese e rendere le tasse più facili.

Il modo migliore per conservare le ricevute e le spese è di controllarle regolarmente. Questo significa che eviterai di sederti a fare le tue tasse durante la stagione fiscale e renderti conto che hai bisogno di rintracciare una documentazione vecchia di mesi. Comprate delle cartelle codificate a colori per conservare le vostre ricevute e la documentazione, in modo da poter trovare facilmente la documentazione di cui avete bisogno in seguito. Queste cartelle potrebbero includere:

Questo sistema mantiene il vostro carico di lavoro gestibile in modo da poter organizzare e conservare la documentazione senza sentirsi sopraffatti al momento delle tasse. Ti dà anche la possibilità di fare delle note rilevanti sulle tue ricevute, come il cliente che hai incontrato a quel pranzo di potere presto detratto, mentre i dettagli sono ancora freschi nella tua mente.

Anche se vorrete conservare le ricevute cartacee per documentare le vostre spese, ma una ricevuta può essere persa o danneggiata, o anche sbiadire nel tempo. Proteggi le ricevute e altra documentazione mantenendo una copia digitale delle tue spese. Questo può essere semplice come:

Requisiti di tenuta dei registri dell’Irs

Ma per quanto tempo hai davvero bisogno di conservare i tuoi documenti aziendali? In effetti, si può essere inondati di documenti… dalle dichiarazioni dei redditi e dalle ricevute delle spese, alle fatture, agli assegni annullati, alle buste paga, agli estratti conto, ai verbali delle riunioni… la lista continua.

Tenere i registri non è divertente. E al di fuori del mondo delle tasse, ci sono poche regole e poche indicazioni su cosa esattamente dovrebbe essere conservato e per quanto tempo. La saggezza convenzionale quando si tratta di documentazione è “meglio prevenire che curare”.

Dovrete conservare le vostre dichiarazioni dei redditi aziendali e tutta la documentazione di supporto fino a quando non potrete più essere controllati per quell’anno fiscale. Negli Stati Uniti, l’IRS richiede alle aziende di conservare le loro dichiarazioni dei redditi aziendali per almeno 3 anni dal momento della presentazione delle tasse.

Ma non mettete in moto il tritacarte per l’anno 3. L’IRS dice anche che può perseguire il vostro business per non aver riportato il reddito fino a 6 anni dopo la presentazione e fino a 7 anni se avete preso una deduzione su un debito inesigibile. Ecco perché la maggior parte dei commercialisti raccomandano di conservare la dichiarazione dei redditi e tutta la documentazione di supporto per sette anni dalla presentazione. Potete leggere di più sui requisiti dei documenti dell’IRS qui.