Come registrare corrispettivi giornalieri cartaceo

Come organizzare le ricevute di carta

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In alcuni paesi, è obbligatorio per un’azienda fornire una ricevuta ad un cliente che confermi i dettagli di una transazione. Nella maggior parte dei casi, il destinatario del denaro fornisce la ricevuta, ma in alcuni casi la ricevuta è generata da chi paga, come nel caso di beni restituiti per un rimborso. Una ricevuta non è la stessa cosa di una fattura.[4]

Di solito non c’è una forma prestabilita per una ricevuta, come il requisito che sia generata da una macchina. Molti terminali di punti vendita o registratori di cassa possono produrre automaticamente le ricevute. Le ricevute possono anche essere generate dai sistemi di contabilità, essere prodotte manualmente o generate elettronicamente, per esempio se non c’è una transazione faccia a faccia. Per ridurre il costo dell’affrancatura e dell’elaborazione, molte aziende non spediscono le ricevute ai clienti, a meno che non sia specificamente richiesto o richiesto dalla legge, e alcune le trasmettono elettronicamente. Altri, per ridurre il tempo e la carta, possono avallare una fattura, un conto o un estratto conto come “pagato”.

Come organizzare le ricevute elettronicamente

Vogliamo darti più valore possibile. I nostri blog e newsletter coprono tutto, dalle ricevute e le scadenze fiscali, ai consigli su come rimanere organizzati, e raccomandazioni su grandi risorse per i proprietari di piccole imprese.

La contabilità è il compito quotidiano di registrare e classificare le transazioni della vostra azienda. Quando ci assumete per la vostra contabilità, importiamo le vostre transazioni bancarie e con carta di credito direttamente in Xero e le categorizziamo tutte per voi. Alla fine dell’anno, sarai pronto a ottenere ogni cancellazione disponibile per te.

Assicurati di tenere separate le transazioni bancarie aziendali da quelle personali. Questo include i pagamenti ricorrenti e la carta che tirate fuori quando pagate qualcosa. Tieni le carte di credito e di debito aziendali per le spese aziendali; le spese personali dovrebbero uscire dal tuo conto personale.

Anche se non abbiamo bisogno di vedere tutte le ricevute che conservi, devi conservare tutte le ricevute delle spese aziendali per sette anni. Una copia fisica va bene, ma raccomandiamo di fare una controparte digitale (maggiori informazioni sulla digitalizzazione più avanti).

Come archiviare ricevute e fatture

Tenere traccia delle spese aziendali è molto meno doloroso se si hanno gli strumenti giusti. Questi strumenti aiuteranno a rendere il monitoraggio delle spese aziendali un’abitudine quotidiana. Questo ti aiuterà a tenere d’occhio quanto stai spendendo come proprietario di una piccola impresa. E gestire meglio le spese aumenterà la redditività.

Tenere traccia delle spese aziendali rende anche il momento delle tasse molto più semplice, dato che molte spese possono essere dichiarate come write off. Se tieni traccia delle tue spese su base regolare è più probabile che tu non perda potenziali deduzioni. Questo significa che pagherete meno al momento delle tasse (o ne otterrete di più).

Con l’aiuto di un’applicazione di reporting delle spese aziendali, puoi facilmente tenere traccia delle tue spese quotidiane. Tenere traccia delle tue spese è imperativo, in quanto il tuo capitale detta il flusso di cassa giornaliero che hai, così come quanto spazio ha il tuo business per crescere.

I freelance e le piccole imprese possono scoprire che la linea tra le loro finanze personali e aziendali è piuttosto confusa. Quando si arriva al momento delle tasse, ci si può trovare a cercare le spese aziendali tra gli acquisti di generi alimentari e di abbigliamento.

Come tenere traccia delle ricevute su Excel

Poiché l’onere della prova è su di voi per sostenere ogni voce sulla vostra dichiarazione dei redditi con la documentazione, il miglior approccio alla tenuta dei registri per le piccole imprese è quello di cercare di tenere il maggior numero di registrazioni possibile.

Se stai deducendo pasti e intrattenimento, è ancora più complicato. Potreste dover presentare una lista di tutte le persone che erano lì con voi quando la spesa si è verificata, e di cosa avete parlato (davvero – l’IRS vuole sapere se avete parlato di lavoro).

Se deduci molte spese sotto i 75 dollari (e specialmente se deduci molti pasti e intrattenimenti) un foglio di calcolo o un’applicazione mobile come Expensify è di solito il modo migliore per tenere traccia di tutto senza annegare in un mare di piccole ricevute.

L’IRS dice che devi tenere i tuoi registri “per tutto il tempo necessario a dimostrare il reddito o le deduzioni su una dichiarazione dei redditi”. In generale, questo significa che dovete conservare i vostri registri fiscali per tre anni dalla data in cui la dichiarazione è stata presentata, o dalla data di scadenza della dichiarazione dei redditi (qualunque sia la successiva).

Diciamo che avete presentato la vostra dichiarazione dei redditi del 2020 due mesi prima della scadenza, il 10 febbraio 2021. Questo significa che lei’