Registrare fatture di acquisto di anni precedenti

Abbinare ogni registrazione di transazione storica all’ordine in cui è stata inserita

Potete scegliere qualsiasi sistema di registrazione adatto al vostro business che mostri chiaramente le vostre entrate e uscite. L’attività in cui ci si trova influisce sul tipo di registrazioni che è necessario tenere ai fini delle imposte federali. Il vostro sistema di registrazione dovrebbe includere un riassunto delle vostre transazioni commerciali. Questo riepilogo è normalmente fatto nei vostri libri aziendali (per esempio, riviste contabili e libri mastri). I tuoi libri devono mostrare il tuo reddito lordo, così come le tue deduzioni e crediti. Per la maggior parte delle piccole imprese, il conto corrente aziendale è la fonte principale per le voci nei libri aziendali.

Alcune aziende scelgono di utilizzare programmi software di contabilità elettronica o qualche altro tipo di sistema elettronico per catturare e organizzare i loro record. Il programma software di contabilità elettronica o il sistema elettronico che si sceglie dovrebbe soddisfare gli stessi principi di base di tenuta dei registri menzionati sopra.    Tutti i requisiti che si applicano ai libri e alle registrazioni cartacee si applicano anche alle registrazioni elettroniche. Per informazioni più dettagliate, consultare la pubblicazione 583, Starting a Business and Keeping Records.

Qual è il modo più efficiente per inserire dati storici in quickbooks online

“In conto” è un termine contabile che denota il pagamento parziale di un importo dovuto. In conto è anche usato per indicare l’acquisto/vendita di beni o servizi a credito. In conto può anche essere indicato come “a credito”.

Quando un cliente o un’azienda fa un acquisto a credito, viene creato un conto di contabilità generale noto come conti passivi o viene aumentato quello corrente. I conti passivi si riferiscono al debito a breve termine che una società deve a un’altra entità durante lo svolgimento delle operazioni commerciali. Come l’azienda acquista più beni a credito, questo conto aumenterà. Il conto diminuirà man mano che l’azienda paga le sue fatture in sospeso.

Qualsiasi acquisto fatto a credito può essere definito “acquistato a credito”. Un’azienda che è in debito con un’altra entità per beni o servizi resi, registrerà l’importo totale come una voce di credito per aumentare i conti passivi. Il saldo in sospeso rimane fino a quando il contante viene pagato, per intero, all’entità debitrice.

Quando il pagamento viene effettuato a fronte di un conto, in modo tale che la voce nei conti passivi di una società non sia più in sospeso, si parla di pagamento in acconto. I pagamenti effettuati in acconto diminuiscono i conti passivi come una voce di debito sul conto. La maggior parte dei finanziatori accetta pagamenti in acconto.

Come registrare la fattura in contabilità

Poiché l’onere della prova è su di voi per sostenere ogni voce sulla vostra dichiarazione dei redditi con la documentazione, il miglior approccio alla registrazione per le piccole imprese è quello di cercare di mantenere il maggior numero di record possibile.

Se stai deducendo pasti e intrattenimento, è ancora più complicato. Potreste dover presentare una lista di tutte le persone che erano lì con voi quando la spesa si è verificata, e di cosa avete parlato (davvero – l’IRS vuole sapere se avete parlato di lavoro).

Se deduci molte spese sotto i 75 dollari (e specialmente se deduci molti pasti e intrattenimenti) un foglio di calcolo o un’applicazione mobile come Expensify è di solito il modo migliore per tenere traccia di tutto senza annegare in un mare di piccole ricevute.

L’IRS dice che devi tenere i tuoi registri “per tutto il tempo necessario a dimostrare il reddito o le deduzioni su una dichiarazione dei redditi”. In generale, questo significa che dovete conservare i vostri registri fiscali per tre anni dalla data in cui è stata presentata la dichiarazione, o dalla data di scadenza della dichiarazione (qualunque sia la successiva).

Diciamo che avete presentato la vostra dichiarazione dei redditi del 2020 due mesi prima della scadenza, il 10 febbraio 2021. Ciò significa che dovrete conservare le ricevute, i registri fiscali e qualsiasi altra documentazione relativa alla dichiarazione fino al 15 aprile 2024 – tre anni dopo la scadenza della dichiarazione dei redditi del 2020.

Come registrare le spese dell’anno precedente

L’intestazione della fattura definisce le informazioni comuni sulla fattura: numero e data della fattura, informazioni sul fornitore, informazioni sulla rimessa e termini di pagamento. Le informazioni specificate a livello di intestazione della fattura sono predefinite a livello di riga. Puoi sovrascrivere le informazioni a livello di intestazione per le singole righe, se necessario.

Per ogni fattura, puoi inserire manualmente le righe della fattura, oppure puoi generare automaticamente le righe facendo corrispondere la fattura a una spedizione dell’ordine di acquisto, una voce di pagamento o una ricevuta. Vedere: Corrispondenza con gli ordini di acquisto.

È possibile utilizzare questi tipi di fattura per inserire qualsiasi tipo di documento di fattura che si riceve da un fornitore. Per esempio, puoi inserire fatture di base che non sono abbinate agli ordini di acquisto o fatture più complesse che corrispondono agli ordini di acquisto a livello di intestazione, righe, spedizione o ricevuta. Puoi inserire fatture in valuta estera o inserire fatture per fornitori che sono soggetti ai requisiti di dichiarazione del reddito (1099). Le caratteristiche di ogni tipo di fattura sono descritte di seguito.