Registrare assemblea condominiale

Sistemi di registrazione delle riunioni del consiglio

Per alcune associazioni, registrare la riunione del consiglio è un modo semplice per catturare ciò che viene detto e da chi. La registrazione serve come appunti che vengono poi trascritti nel verbale della riunione. La registrazione di ciò che avviene durante una sessione esecutiva è anche uno strumento utile per la trascrizione del verbale della sessione. A causa della privacy delle sessioni esecutive, i verbali possono essere trattenuti dalla divulgazione pubblica.

La registrazione come metodo di registrazione da parte di un consiglio HOA è una pratica abbastanza comune. Tuttavia, una volta che i verbali sono completati, è una buona idea distruggere o cancellare la registrazione. Un membro scontento potrebbe trovare la registrazione e cercare di usarla contro il consiglio in qualche modo. Lo stesso vale soprattutto per le registrazioni delle sessioni esecutive, dove l’argomento in genere coinvolge questioni delicate.

Se il proprietario di un’associazione sta ovviamente registrando una riunione del consiglio, di solito lo sta facendo per la propria agenda. Un effetto collaterale molto reale di un membro che registra apertamente una riunione è un declino nella partecipazione degli altri membri. La paura di parlare e che qualcuno registri le loro preoccupazioni può portare a saltare la riunione. I membri dell’HOA possono temere ritorsioni o persino imbarazzo se la registrazione viene pubblicata sui social media e condivisa con altri membri.

Registrazione delle riunioni Hoa in Texas

Questo articolo discuterà le politiche e il protocollo per prendere e conservare i verbali delle riunioni del consiglio. Spiegherà cosa deve essere incluso, cosa può essere incluso e cosa non dovrebbe essere incluso nei verbali. Dovrebbero essere incluse informazioni su chi ha accesso ai verbali completi, dove e per quanto tempo i verbali dovrebbero essere conservati, ecc.

Chi dovrebbe prendere i verbali nelle riunioni del consiglio? Funziona sempre in questo modo, o qualcun altro (come il manager) finisce per farlo? Perché è responsabilità della persona nominata – qual è il motivo?

I documenti del condominio spesso non sono chiari su chi sia la persona responsabile di redigere il verbale di una riunione del consiglio. Ovviamente, in un condominio in cui gli amministratori ricoprono cariche come presidente, vicepresidente, segretario e tesoriere, sarebbe responsabilità del segretario redigere il verbale della riunione. Spesso, tuttavia, i consigli di condominio, soprattutto nelle comunità condominiali più piccole, non richiedono che gli amministratori ricoprano determinate posizioni elettive e gli amministratori tendono ad assumere responsabilità in base alle loro forze personali. Per esempio, un amministratore che è un contabile può offrirsi volontario per tenere i registri finanziari del condominio, e un amministratore molto organizzato può offrirsi volontario per prendere i verbali delle riunioni. Se l’amministratore di proprietà partecipa alla riunione del consiglio, può finire per prendere i verbali della riunione.

Riunione illegale del consiglio dell’Hoa

“A causa di questo, molti consigli hanno scelto di tenere le riunioni virtualmente, spesso via Zoom.    Questo solleva la domanda: un’associazione è tenuta a mantenere una registrazione di una riunione come documento ufficiale?

“Attualmente non c’è nulla nello Statuto del Condominio del Massachusetts, M.G.L. c. 183A o qualsiasi altra legge pertinente che richieda al consiglio di un’associazione di mantenere una registrazione di una riunione tenuta virtualmente come registrazione ufficiale. Questo è in gran parte dovuto al fatto che le riunioni virtuali non sono contemplate dallo statuto. Pertanto, a meno che i documenti di governo del condominio non impongano che una registrazione di una riunione virtuale sia mantenuta come documento ufficiale dell’associazione, allora la risposta è no.

“Infatti, a meno che non siano stati redatti o modificati di recente, la maggior parte dei documenti di governo dell’associazione non avranno una disposizione che permetta le riunioni virtuali e quindi si raccomanda che se un consiglio vuole tenere riunioni virtualmente, dovrebbero contattare l’avvocato dell’associazione per aiutare a modificare i documenti. Questo non vuol dire che, poiché i documenti possono prevedere che le riunioni si svolgano virtualmente, le registrazioni debbano essere mantenute. Per ora, questo è del tutto specifico del documento.

Le riunioni dell’hoa zoom sono legali

La sessione legislativa della Florida del 2021 ha prodotto diversi disegni di legge che hanno apportato numerose modifiche alla legge sul condominio (Capitolo 718, Florida Statutes; la legge sul condominio) che influenzerà il funzionamento delle associazioni condominiali in tutto lo Stato. Di seguito è riportato un riassunto delle modifiche alla legge condominiale apportate ai sensi del Senate Bill 56, Senate Bill 602, Senate Bill 630 e Senate Bill 1966, che tutti i gestori, i membri del consiglio di amministrazione e i residenti del condominio devono conoscere prima che le modifiche entrino in vigore il 1° luglio 2021.

Nota: il Senato Bill 56, il Senato Bill 602 e il Senato Bill 630 sono stati firmati dal Governatore, quindi i cambiamenti sono legge effettiva dal 1 luglio 2021. Al momento in cui scriviamo, il Senate Bill 1966 non è ancora stato presentato al Governatore.

I riconoscimenti affermativi dei proprietari di unità relative a qualsiasi cambiamento nel metodo di consegna per le valutazioni devono essere mantenuti dall’associazione come un record ufficiale, ma tale record non è accessibile ad altri proprietari di unità come un record ufficiale.

Il periodo di tempo che l’associazione condominiale deve attendere prima di precludere un reclamo di pegno è stato aumentato da 30 giorni a 45 giorni dopo che l’associazione dà un avviso scritto al proprietario dell’unità della sua intenzione di precludere il reclamo di pegno.