Come registrare le fatture

Esempio di fattura Quickbooks

Una fattura di vendita è un documento contabile che registra una transazione commerciale. Le fatture di vendita forniscono all’azienda una registrazione dei servizi che ha fornito a un cliente, quando i servizi sono stati resi e quanto denaro il cliente deve all’azienda. Di solito, una fattura di vendita includerà una descrizione del servizio fornito, l’importo dovuto e la scadenza per il pagamento. Le fatture di vendita sono cruciali per la contabilità delle piccole imprese perché permettono di registrare le transazioni delle vostre vendite per scopi contabili.

Mentre lo scopo principale di una fattura di vendita è quello di richiedere il pagamento da un cliente per i servizi che gli avete fornito, una fattura di vendita serve altre importanti funzioni nella contabilità delle piccole imprese, tra cui:

Le fatture di vendita sono uno strumento importante per le piccole imprese perché servono come base per il sistema di contabilità dell’azienda. Una fattura di vendita crea una registrazione di una vendita. Registrando e archiviando correttamente tutte le fatture che inviate ai clienti, avrete tutte le informazioni necessarie per tracciare le vostre vendite, monitorare il vostro flusso di cassa e creare solidi rapporti finanziari.

Come registrare le fatture in quickbooks desktop

Potete scegliere qualsiasi sistema di registrazione adatto al vostro business che mostri chiaramente il vostro reddito e le vostre spese. L’attività in cui siete influisce sul tipo di registrazioni che dovete tenere ai fini fiscali federali. Il vostro sistema di registrazione dovrebbe includere un riassunto delle vostre transazioni commerciali. Questo riepilogo è normalmente fatto nei vostri libri aziendali (per esempio, riviste contabili e libri mastri). I tuoi libri devono mostrare il tuo reddito lordo, così come le tue deduzioni e crediti. Per la maggior parte delle piccole imprese, il conto corrente aziendale è la fonte principale per le voci nei libri aziendali.

Alcune aziende scelgono di utilizzare programmi software di contabilità elettronica o qualche altro tipo di sistema elettronico per catturare e organizzare i loro record. Il programma software di contabilità elettronica o il sistema elettronico che si sceglie dovrebbe soddisfare gli stessi principi di base di tenuta dei registri menzionati sopra.    Tutti i requisiti che si applicano ai libri e alle registrazioni cartacee si applicano anche alle registrazioni elettroniche. Per informazioni più dettagliate, consultare la pubblicazione 583, Starting a Business and Keeping Records.

Esempio di registrazione nel giornale delle fatture

Nota: si può anche registrare un pagamento a una fattura dall’opzione di ricezione del cliente. Questa opzione è particolarmente utile se il cliente invia un pagamento che copre più fatture. Puoi assegnare il pagamento a più di una fattura allo stesso tempo. Se il cliente paga in eccesso, puoi anche registrare il resto come un pagamento in acconto.

L’importo pagato appare sulla fattura, e se il cliente non ha pagato l’intero importo, l’importo rimanente appare accanto a Amount Outstanding. Per visualizzare il conto del cliente e le transazioni ad esso associate, clicca sul valore accanto a Importo pagato.

Come registrare il pagamento degli assegni nel journal entry

Dato che questo processo è abbastanza coinvolto, un’azienda potrebbe scegliere di automatizzare questo sistema piuttosto che elaborare le fatture manualmente. L’automazione può migliorare la visibilità, la produttività, la precisione e l’efficacia dei costi del processo di fatturazione di un’azienda.

Un’azienda di acquisti ha bisogno di verificare l’acquisto, assicurare il pagamento corretto e consegnare il pagamento entro i termini concordati. Le fatture dovrebbero includere le seguenti informazioni per aiutare il venditore e l’acquirente a tracciare le loro spese o l’inventario e ad aggiornare i loro registri finanziari:

Una volta che il personale AP verifica che la fattura del venditore contenga tutte le informazioni corrette, deve inserire i dati manualmente o utilizzando uno strumento di automazione e codificarli per scopi contabili. La codifica della contabilità generale si riferisce a un sistema di codifica che rende più facile tracciare i debiti e i crediti.

Inserire manualmente questi dati può richiedere molto tempo al personale e comporta il rischio di errore umano, che può essere dannoso per i registri finanziari di un’azienda. L’utilizzo di un sistema automatizzato può ridurre i costi di elaborazione delle fatture dal 75% all’85%, diminuendo allo stesso tempo gli errori. Avere gli strumenti necessari per tracciare questi dati migliora anche l’accesso ai dati delle fatture, il che migliora il servizio ai fornitori e si traduce in tempi più rapidi per i pagamenti.