Come registrare le fatture elettroniche ricevute

Doppia registrazione per la fattura ricevuta

L’elaborazione delle fatture implica il ciclo completo di ricezione di una fattura di un fornitore, la sua approvazione, la definizione di una data di rimessa, il pagamento della fattura e la sua registrazione nella contabilità generale. È un aspetto critico della gestione di un’impresa.

Quando le fatture dei fornitori non vengono pagate in tempo, si può interrompere il flusso in entrata di servizi, forniture e materie prime e danneggiare le relazioni con i fornitori. Uno o due pagamenti mancati possono essere perdonati, ma il continuo ritardo danneggia il vostro business.

Grazie ai progressi della tecnologia, scuse come “l’assegno è nella posta” non sono più sufficienti quando si tratta di elaborare le fatture. I vostri fornitori sanno che la maggior parte delle aziende utilizza un qualche tipo di sistema automatizzato per ricevere e registrare le loro fatture e mettere quelle fatture nella pipeline dei pagamenti.

Il monitoraggio e il pagamento delle fatture dei fornitori, l’elaborazione delle fatture è la serie di passaggi che avvengono dal momento in cui una fattura fornitore viene ricevuta fino a quando viene pagata e registrata nella contabilità generale.

Sia che una fattura venga ricevuta per posta, come PDF allegato a un’e-mail o come fattura elettronica, le informazioni che contiene devono prima essere scannerizzate manualmente o automaticamente nel vostro sistema contabile. Da lì, la fattura passa attraverso un flusso di lavoro specifico di approvazione e pagamento.

Esempio di registrazione del giornale delle fatture

Dato che questo processo è abbastanza coinvolto, un’azienda potrebbe scegliere di automatizzare questo sistema piuttosto che elaborare le fatture manualmente. L’automazione può migliorare la visibilità, la produttività, l’accuratezza e l’efficacia dei costi del processo di fatturazione di un’azienda.

Un’azienda di acquisti ha bisogno di verificare l’acquisto, assicurare il pagamento corretto e consegnare il pagamento entro i termini concordati. Le fatture dovrebbero includere le seguenti informazioni per aiutare il venditore e l’acquirente a tracciare le loro spese o l’inventario e ad aggiornare i loro registri finanziari:

Una volta che il personale AP verifica che la fattura del venditore contenga tutte le informazioni corrette, deve inserire i dati manualmente o utilizzando uno strumento di automazione e codificarli per scopi contabili. La codifica della contabilità generale si riferisce a un sistema di codifica che rende più facile tracciare i debiti e i crediti.

Inserire manualmente questi dati può richiedere molto tempo al personale e comporta il rischio di errore umano, che può essere dannoso per i registri finanziari di un’azienda. L’utilizzo di un sistema automatizzato può ridurre i costi di elaborazione delle fatture dal 75% all’85%, diminuendo allo stesso tempo gli errori. Avere gli strumenti necessari per tracciare questi dati migliora anche l’accesso ai dati delle fatture, il che migliora il servizio ai fornitori e si traduce in tempi più rapidi per i pagamenti.

Come registrare il pagamento degli assegni nel journal entry

Proprio come molti altri processi finanziari, la gestione delle fatture è diventata ufficialmente un peso. “L’82% dei dipartimenti finanziari sono sopraffatti dall’alto numero di fatture che devono elaborare quotidianamente e dalla varietà di formati in cui vengono ricevute”.

Nonostante le migliori intenzioni, le aziende hanno messo insieme processi di fatturazione che rendono la vita di tutti un po’ più difficile. Non sono mai stati veramente progettati come soluzioni a lungo termine. Erano solo il meglio che avevamo in quel momento.

Conosciuta anche come elaborazione delle fatture, la gestione delle fatture è il metodo con cui le aziende tengono traccia e pagano le fatture dei fornitori. Nella sua forma più semplice, il processo consiste nel ricevere una fattura da una terza parte, convalidarla come legittima, pagare il fornitore e annotare il pagamento nei registri aziendali.

Per prima cosa, le fatture sono tipicamente inviate al punto di contatto all’interno di un’azienda – l’utente del servizio. Questo non è di solito un membro del team finanziario o un impiegato della contabilità fornitori, il che significa che questa fattura deve essere inoltrata.

Procedura di elaborazione delle fatture pdf

Una fattura è un documento commerciale timbrato che elenca e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se beni o servizi sono stati acquistati a credito, la fattura di solito specifica i termini dell’accordo e fornisce informazioni sui metodi di pagamento disponibili.

Una fattura deve dichiarare di essere una fattura sulla faccia della fattura. Di solito ha un identificatore unico chiamato numero di fattura che è utile per il riferimento interno ed esterno. Una fattura contiene tipicamente informazioni di contatto per il venditore o il fornitore di servizi nel caso ci sia un errore relativo alla fatturazione.

I termini di pagamento possono essere delineati sulla fattura, così come le informazioni relative a eventuali sconti, dettagli di pagamento anticipato o oneri finanziari valutati per i pagamenti in ritardo. Presenta anche il costo unitario di un articolo, il totale delle unità acquistate, il trasporto, la movimentazione, la spedizione e gli oneri fiscali associati, e delinea l’importo totale dovuto.

Le aziende possono scegliere di inviare semplicemente un estratto conto di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. In questo caso, l’estratto conto deve indicare che non verranno inviate fatture successive. Storicamente, le fatture sono state registrate su carta, spesso con più copie generate in modo che l’acquirente e il venditore avessero ciascuno una registrazione della transazione per i propri archivi. Attualmente, le fatture generate dal computer sono abbastanza comuni. Possono essere stampate su carta su richiesta o inviate via e-mail alle parti di una transazione. I registri elettronici permettono anche una più facile ricerca e ordinamento di particolari transazioni o date specifiche.