Come registrare i buoni pasto in contabilita’

Tipi di buoni contabili

Questo G/L dovrebbe essere usato per registrare i costi per i servizi clinici e associati forniti dalla facoltà e dal personale per attività di ricerca (comunemente indicati come studi secondari) e per i costi del personale clinico per il reclutamento di studi dove lo sforzo non è misurabile.

Il conto G/L è usato per distinguere tra pubblicità sui media e sponsorizzazioni. NOTA: Per i progetti finanziati a livello federale: I soli costi di pubblicità ammissibili sono quelli che sono esclusivamente per: (A) il reclutamento di personale necessario per l’esecuzione da parte del beneficiario degli obblighi derivanti da un premio federale; (B) l’acquisto di beni e servizi per l’esecuzione di un premio federale; (C) lo smaltimento di rottami o materiali in eccesso acquisiti nell’esecuzione di un premio federale, tranne quando i beneficiari sono rimborsati per i costi di smaltimento ad un importo predeterminato; o (D) altri scopi specifici necessari per soddisfare i requisiti del premio federale.

Questo conto G/L deve essere usato per le quote e i contributi per l’adesione a organizzazioni e società professionali e per le tasse di licenza e certificazione professionale. Tutti i pagamenti per iscrizioni e quote devono essere approvati da un decano, un direttore o un amministratore senior del dipartimento. Le tasse per le licenze e le certificazioni professionali non richiedono l’approvazione di un funzionario.

Voucher contabile

Sia che tu stia presentando un rimborso di intrattenimento (ENT), un rimborso di viaggio (TR) o un buono di esborso (DV), dovrai inviare la tua documentazione di supporto per essere scansionata. La guida qui sotto vi aiuterà a determinare quali ricevute, fatture o prove di pagamento dovete presentare per essere rimborsati in modo tempestivo.

I documenti di supporto devono essere presentati con il DV. Selezionare una delle tre opzioni nella scheda Image Scanning dell’e-documento per allegare la documentazione di supporto. Vedere le istruzioni nella prossima sezione per i dettagli.

I documenti di supporto devono essere presentati con TR o ENT. Seleziona una delle tre opzioni nella scheda Image Scanning dell’e-documento per allegare la tua documentazione di supporto. Vedi le istruzioni nella prossima sezione per i dettagli.

Puoi usare questa opzione per caricare direttamente le immagini dei tuoi documenti giustificativi su FileNet. Questo è il modo più veloce e affidabile per allegare i documenti giustificativi al tuo rimborso. Ecco alcuni suggerimenti:

Se i vostri documenti giustificativi sono stati scannerizzati in un documento elettronico TEM o DV che è stato successivamente disapprovato, collegate quel documento elettronico disapprovato a quello nuovo. Inserite il numero del documento disapprovato nel campo di questa sezione. Nota: Non è possibile collegare i DV agli e-documenti TEM e viceversa. Gli e-documenti collegati devono essere dello stesso modulo.

Documenti giustificativi dei voucher di pagamento

Un voucher è un documento utilizzato dal reparto contabilità fornitori di un’azienda per raccogliere e archiviare tutti i documenti di supporto necessari per approvare il pagamento di una passività. I governi possono anche emettere voucher riscattabili per vari programmi come per la scelta della scuola, gli alloggi o le iniziative di assistenza sociale.

Un voucher può anche riferirsi a un documento, come un coupon o un biglietto, che è riscattabile per qualche bene o servizio. Questo è prominente nell’industria dell’ospitalità. Per esempio, compagnie aeree, hotel e ristoranti possono emettere buoni che possono essere scambiati con camere, voli o tariffe.

Le aziende hanno vari obblighi finanziari a breve termine verso fornitori e venditori durante un periodo contabile. Un’azienda potrebbe aver bisogno di comprare l’inventario o le materie prime dai fornitori che sono usati nella produzione dei beni dell’azienda. I fornitori concedono essenzialmente un’estensione di credito all’azienda permettendo il pagamento in un futuro prossimo come 30, 60 o 90 giorni.

Un voucher è un modulo che include tutti i documenti di supporto che mostrano il denaro dovuto e qualsiasi pagamento a un fornitore o venditore per un debito in sospeso. Il voucher e i documenti necessari sono registrati nel registro dei voucher.

Esempio di buono

Rosemary Carlson è un’esperta di finanza che scrive per The Balance Small Business. È stata consulente di molte piccole imprese in tutti i settori della finanza. È stata professoressa universitaria di finanza e ha scritto molto in questo campo.

Tutte le piccole imprese hanno bisogno di una registrazione delle loro transazioni finanziarie. La registrazione del giornale contabile è il primo passo nel processo di reporting finanziario. È la base per tutti gli altri rapporti finanziari preparati dall’azienda. Ogni transazione finanziaria richiede un debito in uno dei conti dell’azienda e un credito in un altro per mostrare completamente la transazione. Questa è chiamata contabilità a partita doppia e agisce come una salvaguardia che permette ai libri contabili di un’azienda di bilanciare.

Quando si fa una transazione finanziaria, si fa una registrazione nel giornale generale per registrare quella transazione. Il giornale generale è una registrazione dettagliata delle transazioni finanziarie dell’azienda.  Le transazioni sono elencate in ordine cronologico. A seconda delle dimensioni e della complessità del vostro business, un numero di riferimento può essere assegnato ad ogni transazione. I debiti e i crediti devono essere uguali tra loro e riflettere il principio dell’equazione contabile.