Antiriciclaggio quali operazioni registrare

Gestione dei registri

Per mettere insieme tutti gli elementi di contabilità e tenuta dei registri di un’azienda, e capire come tutti questi elementi lavorano insieme, dobbiamo capire l’effettivo processo di contabilità; cioè, l’esatto processo meccanico per mantenere le vendite, le spese, le entrate e le entrate documentate in tutti i posti giusti in modo da poter fornire dichiarazioni finanziarie accurate in modo tempestivo. Per fare questo, dobbiamo capire la struttura contabile.

I documenti di origine sono i moduli aziendali che documentano tutte le transazioni finanziarie di un’azienda, dall’acquisto di una sedia alla vendita di una matita. I moduli aziendali includono ordini di acquisto, ricevute e fatture. Le specifiche effettive dei moduli aziendali usati dalle aziende variano molto. Alcune aziende richiedono una quantità inutile di documenti per documentare un semplice ordine di acquisto. Altre sono troppo indulgenti, permettendo ai manager di ordinare e pagare o vendere articoli con troppa poca responsabilità e pochi o nessun aggiustamento dell’inventario. È importante per tutte le aziende avere un sistema efficiente e responsabile che documenti tutti gli acquisti, le vendite e l’inventario. Ciò richiede l’uso di documenti di origine che registrano ogni specifica transazione finanziaria di un articolo per l’elaborazione e la contabilità.

Le transazioni aziendali vengono registrate

La contabilità è la registrazione di tutte le transazioni finanziarie, comprese le registrazioni finanziarie di acquisti, vendite, incassi e pagamenti, così come i ratei e i debiti. L’obiettivo della contabilità è quello di registrare tutte le transazioni finanziarie dell’azienda in un modo dettagliato che fornisce informazioni utili senza essere opprimente.

La contabilità comporta anche l’archiviazione e il recupero delle registrazioni delle transazioni finanziarie dell’azienda. Richiede la conoscenza dei debiti e dei crediti e una comprensione di base dei rendiconti finanziari. La contabilità può essere fatta manualmente usando fogli di calcolo, ma, sempre più spesso, si usa un software di contabilità.

Nella contabilità, è importante considerare chi userà i registri. I manager senior avranno esigenze significativamente diverse per analizzare le prestazioni dell’azienda, rispetto al contabile che prepara e archivia i rendiconti finanziari o le varie dichiarazioni fiscali e le rimesse del governo. Inoltre, se un revisore deve usare le registrazioni, potrebbe aver bisogno di essere in grado di tracciare i dettagli delle transazioni nei suoi test.

Esempio di registrazione in contabilità

Voci di giornaleChe cos’è una voce di giornale? Le voci del diario forniscono i dettagli iniziali sulle transazioni finanziarie nel tuo business. Se tieni i tuoi libri manualmente, allora le voci del diario vengono prima registrate nel giornale(i). Se si utilizza il sistema di contabilità a doppia entrata, dove ogni transazione consiste in un debito e un credito corrispondente, le voci del giornale sono dove si registrano i conti interessati. Tipi di giornale Giornale generaleNon deve essere confuso con il libro mastro generale, il giornale generale è dove si registrano le voci del giornale. Tuttavia, molte aziende che tengono i loro libri manualmente scelgono di usare anche dei diari speciali. In questo caso, il giornale generale viene utilizzato per le transazioni uniche che non rientrano in nessuno dei vostri giornali speciali.  Una volta registrati, gli importi sono poi inseriti nei conti appropriati nella contabilità generale.

Giornali specialiSe avete transazioni ripetitive, potete creare un giornale per ogni conto, conosciuto come giornale speciale. Questo evita di sovraccaricare la tua contabilità generale e rende più facile la navigazione dei tuoi diari.  I diari speciali più comuni sono le vendite, gli acquisti, gli incassi e gli esborsi.  Alla fine di ogni periodo, si totalizzano le transazioni e le si inserisce nella contabilità generale.

Fattura

Quando abbiamo introdotto i debiti e i crediti, avete imparato l’utilità dei conti a T come rappresentazione grafica di qualsiasi conto nella contabilità generale. Ma prima che le transazioni siano registrate nei conti a T, esse sono prima registrate usando forme speciali conosciute come diari.

I contabili usano moduli speciali chiamati diari per tenere traccia delle loro transazioni commerciali. Un giornale è il primo posto in cui le informazioni vengono inserite nel sistema contabile. Un diario è spesso chiamato il libro di entrata originale perché è il luogo in cui le informazioni entrano originariamente nel sistema. Un giornale tiene un conto storico di tutte le transazioni registrabili con cui l’azienda si è impegnata. In altre parole, un giornale è simile a un diario per un’azienda. Quando si inseriscono informazioni in un giornale, si dice che si sta registrando la voce. Registrare la voce è il secondo passo del ciclo contabile. Ecco un’immagine di un diario.

Notate che questo esempio ha solo un conto di debito e un conto di credito, che è considerato una voce semplice. Una registrazione composta si ha quando c’è più di un conto elencato sotto la colonna di debito e/o di credito di una registrazione del giornale (come si vede di seguito).