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A differenza dei documenti, le carte personali sono create o ricevute e conservate da un individuo o da una famiglia nel corso della vita. Diari, ritagli di giornale, documenti finanziari personali, fotografie, corrispondenza ricevuta e copie di lettere scritte e inviate dall’individuo o dalla famiglia sono tra i materiali che si trovano tipicamente nelle carte personali.

Tradizionalmente, i documenti e le carte personali sono stati considerati entità distinte, ciascuno con caratteristiche chiaramente definibili. Nel ventesimo secolo, tuttavia, le qualità fisiche dei documenti e delle carte personali sono diventate più simili, e gli archivisti hanno sempre più enfatizzato le somiglianze tra questi materiali piuttosto che le loro differenze.(5) In particolare, gli archivisti di oggi riconoscono che sia i documenti che le carte personali sono corpi di materiali interconnessi che sono stati riuniti a causa della loro funzione o uso. Gli archivisti rispettano e cercano di mantenere le relazioni stabilite tra i singoli elementi nei gruppi di documenti e nelle carte personali.(6)

Cos’è un archivio nella storia

In generale, gli archivi consistono in documenti che sono stati selezionati per la conservazione permanente o a lungo termine sulla base del loro durevole valore culturale, storico o probatorio. I documenti d’archivio sono normalmente inediti e quasi sempre unici, a differenza dei libri o delle riviste di cui possono esistere molte copie identiche. Questo significa che gli archivi sono ben distinti dalle biblioteche per quanto riguarda le loro funzioni e la loro organizzazione, anche se le collezioni archivistiche possono spesso trovarsi all’interno degli edifici delle biblioteche.[3]

Una persona che lavora negli archivi è chiamata archivista. Lo studio e la pratica dell’organizzazione, della conservazione e dell’accesso alle informazioni e ai materiali negli archivi è chiamato archivistica. Il luogo fisico di conservazione può essere indicato come un archivio (più usuale nel Regno Unito), un archivio (più usuale negli Stati Uniti), o un deposito.[4][5]

La parola archivio è attestata per la prima volta in inglese all’inizio del XVII secolo, e la parola archivista a metà del XVIII secolo, anche se in questi periodi entrambi i termini si trovano solitamente usati solo in riferimento a istituzioni e personale stranieri. Solo verso la fine del XIX secolo cominciarono ad essere usati diffusamente in contesti nazionali.[5][10]

Archivio di documenti commerciali

Si tratta di documenti contemporanei creati da individui e organizzazioni nel corso della loro attività e quindi forniscono una finestra diretta sugli eventi passati. Possono presentarsi in una vasta gamma di formati tra cui scritti, fotografici, immagini in movimento, suoni, digitali e analogici. Gli archivi sono tenuti da istituzioni pubbliche e private e da individui in tutto il mondo.

Se un archivio deve essere autentico e affidabile, allora abbiamo bisogno di preservare il suo contesto per capire come, perché e chi lo ha creato, il suo contenuto e il suo formato (il modo in cui è presentato come documento).

Ciò che dovremmo ricordare è che in nessun momento possiamo considerare un archivio come “la verità” (qualunque cosa si intenda per “verità”), solo come una registrazione contemporanea di un individuo o di un’organizzazione con un particolare livello di coinvolgimento e punto di vista. Come utenti degli archivi dobbiamo essere consapevoli di questo contesto quando interpretiamo gli archivi e di come le nostre esperienze e la nostra cultura influenzino la nostra lettura di una risorsa archivistica.

Vi sarete resi conto che gli archivi sono tutti intorno a noi e forse sono così prevalenti che non li notiamo, come l’aria che respiriamo. Come possiamo vedere gli archivi possono provenire da molte fonti, tra cui:

Tipi di archivi

Uno dei trucchi per lavorare in un campo interdisciplinare come la conservazione digitale è che troppo spesso possiamo usare gli stessi termini ma non parlare effettivamente delle stesse cose. A mio parere, il termine più delicato nelle discussioni sulla conservazione digitale è “archivio”. A questo punto, è arrivato a significare un sacco di cose diverse in contesti diversi. Può significare così tante cose diverse che alcuni nella conservazione digitale sono riluttanti a usare il termine in generale.    Ho voluto spendere qualche minuto per mettere il testo su un URL a cui chiunque può fare riferimento da qui in avanti quando ha bisogno di cercare di analizzare e disambiguare ciò che intendiamo per archivio. Per alcune letture correlate, suggerirei di dare un’occhiata a Archives in Context and as Context di Kate Theimer e al ruolo della “disciplina professionale” negli archivi e negli archivi digitali.

Vorrei sottolineare qui che non sono realmente interessato a dire alle persone cosa è e non è un archivio. Invece, mi interessa 1) aiutare le persone ad assicurarsi che non si stiano parlando l’un l’altro e 2) iniziare brevemente a sondare le risonanze tra questi diversi usi. Mi piacerebbe sentire altre prospettive sull’uso del termine e le risonanze tra questi usi nei commenti. In molti contesti diversi il termine archivio porta con sé un peso significativo, il termine spesso porta con sé nozioni di longevità, conservazione sicura, ordine e preoccupazioni di autenticità, si tratta di oggetti o documenti che stanno insieme per una buona ragione. In varia misura, attraverso ognuno degli usi che articolo qui, penso che vediamo questi punti affiorare. Il mio obiettivo qui non è quello di descrivere esaustivamente uno qualsiasi di questi modi in cui la parola è usata, ma solo di fare un breve gesto verso diversi usi. Devo sottolineare che questo è il mio modo di ordinare alcuni dei diversi usi dei termini. Invito i lettori a suggerire usi aggiuntivi o diversi e a commentarli sotto il post.