Quando registrare fattura elettronica
Cos’è una fattura elettronica
Mentre i mandati di fatturazione elettronica esistono da ben oltre un decennio, la loro adozione è aumentata in tutto il mondo negli ultimi anni. Quindi, anche se le fatture elettroniche non sono ancora obbligatorie negli Stati Uniti, è importante per i venditori americani capire la fatturazione elettronica: cos’è, come funziona, dove è richiesta e i vantaggi di sostituire la carta con le fatture digitali.
Come suggerisce il nome, la fatturazione elettronica si riferisce alla trasmissione elettronica di fatture digitali e documenti correlati (ad esempio, note di credito, termini di pagamento e ordini di acquisto). Le fatture elettroniche contengono le stesse informazioni delle loro controparti cartacee; creare, inviare e conservare le fatture elettronicamente elimina semplicemente la carta dall’equazione, facendo risparmiare alle aziende tempo, risorse e lavoro.
Formato strutturato della fattura: La fattura elettronica viene trasferita all’ERP di un cliente tramite uno scambio di dati elettronici strutturato (EDI), che non può essere visto dall’occhio umano. Gli EDI sono in genere conservati elettronicamente fino all’approvazione interna, e a quel punto
La linfa della fatturazione elettronica
Una fattura è una richiesta formale di pagamento da parte di un’azienda o di un fornitore dopo che i servizi sono stati resi. Questo documento tiene traccia di una transazione tra acquirente e venditore e può essere una ricevuta cartacea o un record online. Le fatture in genere stabiliscono i termini di pagamento, i costi di fornitura, la spedizione e altri elementi delineati nella transazione. A meno che non ti piaccia il sapore della colla delle buste, non c’è motivo per cui la tua piccola impresa debba affidarsi a fatture cartacee e francobolli. Un sistema di fatturazione elettronica può semplificare il modo in cui fai affari, rendendoti più agile, produttivo e in grado di soddisfare meglio le richieste del mercato globale di oggi. La fatturazione elettronica ha un buon senso commerciale, e oggi ti mostreremo perché.
Storicamente, l’invio di documenti di fatturazione è stato un processo relativamente lento, poiché ci vuole tempo per inviare o ricevere una fattura cartacea per posta. Inoltre, l’inserimento manuale dei dati è noto per produrre errori e creare un sistema notevolmente inefficiente.
La fatturazione elettronica (o “e-invoicing”) semplifica questo processo affidandosi a una piattaforma online per inviare e ricevere le fatture. Elaborando le fatture elettronicamente, le aziende possono elaborare le fatture con una velocità senza precedenti.
Modello di fattura elettronica
È una saggia idea conservare tutti i documenti della tua azienda – ricevute, estratti conto, registri del libro paga e fatture. Conservare le fatture, in particolare, può aiutare a bilanciare il tuo budget e a gestire le tue funzioni di contabilità debitoria e creditoria, in quanto ti dà un quadro chiaro di quanto hai fatturato. Questi suggerimenti possono aiutarvi a gestire al meglio i vostri registri in modo da non sentirvi sopraffatti da troppe scartoffie in archivio.
Non è solo una buona idea tenere dei registri solidi – l’IRS lo richiede anche a te come imprenditore. La regola generale è quella di conservare le fatture per almeno tre anni. Questo vale anche per la maggior parte dei documenti di supporto, comprese le ricevute, gli estratti conto bancari, le buste paga e qualsiasi altra documentazione che si riferisca al reddito, alle deduzioni o ai crediti sulla tua dichiarazione dei redditi.
L’onere della prova è su di te come proprietario d’azienda per sostenere ogni voce che riporti sulla tua dichiarazione dei redditi con la documentazione. Quando non siete sicuri se tenere un certo documento, sbagliate sempre dalla parte della prudenza e tenetelo.
Normativa sulla fatturazione elettronica
Una fattura elettronica (o e-fattura) è un file di dati che viene trasferito tra computer e non è facile da capire per gli esseri umani. I formati di file comuni sono XML e EDI. Una fattura elettronica contiene dati strutturati, quindi è più facile per un computer comprenderla e registrarla automaticamente.
Una fattura elettronica è un file digitale costruito sistematicamente con i dati in una posizione fissa e un significato dedicato. Ci sono molti formati diversi per la fatturazione elettronica e attualmente manca uno standard globale. I formati più comuni sono EDI e UBL.
EDI è stato uno standard popolare per molto tempo, ma costoso per le PMI. Una lista crescente di governi in tutto il mondo ha selezionato UBL 2.0 come formato preferito. La Commissione europea (CE) sta lavorando sul suo successore, UBL 2.1. Questo dovrebbe diventare il formato standard per le aziende che trattano direttamente con la CE.
Una fattura digitale è una fattura che può essere visualizzata ed elaborata digitalmente. La fattura digitale è facile da archiviare e collegare al software di contabilità. Con il riconoscimento ottico (OCR) le fatture digitali sono registrate nei sistemi in modo semi-automatico. Questo contribuisce a ridurre la pressione di lavoro.