Posso non registrare una fattura di acquisto

Fattura ricevuta in anticipo ma non pagata

Per aiutarti a tenere traccia di quanto devi ai tuoi fornitori, puoi inserire le fatture di acquisto. Per inserire le fatture di acquisto, devi prima inserire un record di contatto per ogni fornitore. Puoi farlo prima di inserire la prima fattura di acquisto o usare l’opzione Aggiungi un fornitore nel campo Fornitore quando inserisci la fattura.

Se acquisti regolarmente lo stesso prodotto o servizio da un fornitore, puoi creare un record di prodotto per l’articolo. Questo ti fa risparmiare tempo nell’inserimento dei dati e, se inserisci un prodotto come un articolo di magazzino, la contabilità registrerà ogni volta che gli articoli di magazzino vengono acquistati e venduti. Quando si inserisce una fattura d’acquisto che include un articolo in magazzino, la contabilità crea una transazione Merce in entrata che aumenta automaticamente il livello delle scorte dell’articolo.

Questa data viene calcolata automaticamente dai termini di pagamento inseriti nel record del fornitore. Se non è stato inserito alcun termine di pagamento, la data è calcolata dal numero predefinito di giorni di credito nelle impostazioni di Record e Transazione. È possibile sovrascrivere questa data secondo necessità.

Contabilità delle merci fatturate non ricevute

È necessario creare un buono prima di poter pagare un fornitore per gli acquisti. Di solito si crea un buono per l’importo di fatturazione di una fattura. È possibile verificare che un importo di fatturazione sia corretto confrontandolo con le registrazioni delle ricevute. Per esempio, se un fornitore ti ha fatturato 100,00 articoli, puoi controllare le tue ricevute per vedere se hai ricevuto 100,00 articoli.

Una o più registrazioni di ricevute potrebbero corrispondere a una fattura. Per esempio, se l’importo della fattura è 100,00, potrebbe corrispondere ad una registrazione di ricevuta per 100,00 articoli, o a due registrazioni di ricevuta per 50,00 articoli. Se ad una fattura corrispondono più registrazioni di ricevuta, è possibile rivedere un riepilogo di tutte le registrazioni di ricevuta corrispondenti.

Potresti ricevere un aggiustamento della fattura dopo aver creato un buono. L’aggiustamento potrebbe riflettere i cambiamenti di costo di un elemento specifico o un errore sulla fattura iniziale. In questa situazione, puoi creare un buono per un aggiustamento della fattura.

Se non si registrano informazioni di ricezione, è possibile verificare che l’importo di fatturazione su una fattura sia corretto confrontandolo con le righe di dettaglio dell’ordine di acquisto corrispondente (metodo di corrispondenza a due vie del buono).

Fattura di competenza non ricevuta

Se si ricevono articoli da un fornitore e non si è stati fatturati per essi, è possibile che non si conosca l’importo effettivo da pagare al fornitore. Tuttavia, se hai in magazzino questi articoli, dovrai aggiungerli alle tue scorte di magazzino prima di poterli vendere. Ma, dato che non si conosce l’importo da pagare, non si dovrebbe registrare un importo dovuto al fornitore in questo momento.

Invece, è possibile registrare la ricezione di questi articoli utilizzando una transazione di acquisto con uno stato di ricezione dell’articolo. Quando si registra un acquisto con lo stato di articolo ricevuto, si inserisce un importo di acquisto stimato, che viene poi assegnato a un conto di competenza dei creditori. La vostra contabilità passiva non è interessata in questo momento.

Più tardi, quando il vostro fornitore vi fatturerà gli articoli, potrete registrare un acquisto con l’importo effettivo dell’acquisto. Quando si registra l’acquisto, l’importo effettivo dell’acquisto viene allocato al conto creditori e l’importo stimato viene rimosso dal conto dei ratei e risconti.

Fattura ricevuta ma merce non ricevuta

Si crea una fattura di acquisto o un ordine di acquisto per registrare il costo degli acquisti e per tenere traccia dei conti passivi. Se hai bisogno di controllare un inventario, le fatture di acquisto e gli ordini di acquisto sono anche utilizzati per aggiornare dinamicamente i livelli di inventario in modo da poter ridurre al minimo i costi di inventario e fornire un servizio migliore ai clienti. I costi di acquisto, comprese le spese di servizio, e i valori di inventario che risultano dalla registrazione delle fatture di acquisto o degli ordini contribuiscono alle cifre di profitto e ad altri KPI finanziari sul tuo Role Center.

Oltre all’acquisto di articoli fisici (tipo di articolo di inventario), che influenzano la valutazione dell’inventario, puoi acquistare servizi rappresentati da unità di tempo. Puoi farlo sia con il tipo di articolo Servizio che con il tipo di linea Risorsa.

Quando si ricevono gli articoli dell’inventario o quando il servizio acquistato è completato, si registra la fattura di acquisto o l’ordine per aggiornare l’inventario e le registrazioni finanziarie e per attivare il pagamento al venditore secondo i termini di pagamento. Per maggiori informazioni, vedere Registrare gli acquisti ed effettuare i pagamenti.