Fatture booking come registrare

Registrazione nel registro per la fattura ricevuta dal fornitore

Se si vuole registrare questo pagamento contro un particolare record di fornitore, inserire il nome qui; se si tratta di un nuovo fornitore, cliccare nella casella Cerca un fornitore, poi cliccare su Aggiungi un fornitore e completare i dettagli pertinenti.

In base all’aliquota IVA inserita, questo importo viene calcolato automaticamente. Nota: se si modifica l’importo dell’IVA su una linea particolare, i valori Netto e Totale per questa linea vengono ricalcolati automaticamente. Tuttavia, l’Importo pagato non si aggiorna, quindi è necessario regolarlo in modo che corrisponda al totale di tutte le righe di entrata prima di salvare il pagamento.

Il totale di tutte le voci deve corrispondere al valore inserito in Importo pagato prima di poter salvare il pagamento. Se si inseriscono più righe, la transazione appare ancora nell’attività della banca come un unico pagamento, ma come transazioni individuali sui relativi conti del libro mastro nominale.

Per esempio, se avete acquistato sia cancelleria che rinfreschi per l’ufficio nello stesso negozio, potreste voler suddividere questi costi utilizzando una linea diversa per ogni conto del libro mastro ma non mostrarli come transazioni separate nella vostra registrazione bancaria.

Registrazione della fattura

Si crea una fattura di acquisto o un ordine di acquisto per registrare il costo degli acquisti e per tracciare i conti da pagare. Se hai bisogno di controllare un inventario, le fatture di acquisto e gli ordini di acquisto sono anche utilizzati per aggiornare dinamicamente i livelli di inventario in modo da poter ridurre al minimo i costi di inventario e fornire un servizio migliore ai clienti. I costi di acquisto, comprese le spese di servizio, e i valori di inventario che risultano dalla registrazione delle fatture di acquisto o degli ordini contribuiscono alle cifre di profitto e ad altri KPI finanziari sul tuo Role Center.

Oltre all’acquisto di articoli fisici (tipo di articolo di inventario), che influenzano la valutazione dell’inventario, puoi acquistare servizi rappresentati da unità di tempo. Puoi farlo sia con il tipo di articolo Servizio che con il tipo di linea Risorsa.

Quando si ricevono gli articoli dell’inventario o quando il servizio acquistato è completato, si registra la fattura di acquisto o l’ordine per aggiornare l’inventario e le registrazioni finanziarie e per attivare il pagamento al venditore secondo i termini di pagamento. Per maggiori informazioni, vedere Registrare gli acquisti ed effettuare i pagamenti.

Come registrare la fattura di vendita

Panoramica dei crediti contabiliQuando beni o servizi sono venduti a un cliente, e il cliente è autorizzato a pagare in una data successiva, questo è noto come vendita a credito, e crea una passività per il cliente a pagare il venditore. Al contrario, questo crea un’attività per il venditore, che si chiama crediti. Questo è considerato un’attività a breve termine, dato che il venditore viene normalmente pagato in meno di un anno. Un credito è documentato attraverso una fattura, che il venditore è responsabile di emettere al cliente attraverso una procedura di fatturazione. La fattura descrive i beni o i servizi che sono stati venduti al cliente, l’importo che deve al venditore (comprese le tasse di vendita e le spese di trasporto), e quando si suppone che debba pagare. Illustreremo questi concetti di seguito.

Questa scrittura contabile aumenta l’attività dei crediti per ABC, che appare come un’attività a breve termine nel suo bilancio. Inoltre, aumenta le vendite, che appaiono nel conto economico di ABC.Registrazione delle vendite di beni a creditoSe il venditore dovesse vendere beni a un cliente a credito, allora non solo dovrebbe registrare la vendita e il relativo credito (come nel caso della vendita di servizi), ma dovrebbe anche registrare la riduzione dell’inventario che è stato venduto al cliente, che poi appare nel costo dei beni venduti. Questa transazione successiva riduce l’attività dell’inventario nello stato patrimoniale e aumenta le spese nel conto economico. Per esempio, se ABC International dovesse concludere una transazione di vendita per 25.000 dollari in cui ha venduto 12.000 dollari di merce al cliente, la sua voce nel libro giornale sarebbe:

Come registrare il pagamento degli assegni nel journal entry

Dato che questo processo è abbastanza coinvolto, un’azienda potrebbe scegliere di automatizzare questo sistema piuttosto che elaborare le fatture manualmente. L’automazione può migliorare la visibilità, la produttività, la precisione e l’efficacia dei costi del processo di fatturazione di un’azienda.

Un’azienda di acquisti ha bisogno di verificare l’acquisto, assicurare il pagamento corretto e consegnare il pagamento entro i termini concordati. Le fatture dovrebbero includere le seguenti informazioni per aiutare il venditore e l’acquirente a tracciare le loro spese o l’inventario e ad aggiornare i loro registri finanziari:

Una volta che il personale AP verifica che la fattura del venditore contenga tutte le informazioni corrette, deve inserire i dati manualmente o utilizzando uno strumento di automazione e codificarli per scopi contabili. La codifica della contabilità generale si riferisce a un sistema di codifica che rende più facile tracciare i debiti e i crediti.

Inserire manualmente questi dati può richiedere molto tempo al personale e comporta il rischio di errore umano, che può essere dannoso per i registri finanziari di un’azienda. L’utilizzo di un sistema automatizzato può ridurre i costi di elaborazione delle fatture dal 75% all’85%, diminuendo allo stesso tempo gli errori. Avere gli strumenti necessari per tracciare questi dati migliora anche l’accesso ai dati delle fatture, il che migliora il servizio ai fornitori e si traduce in tempi più rapidi per i pagamenti.