Come registrare in contabilità la carta prepagata

L’affitto anticipato è che tipo di conto

I prepagati sono beni che diventano spese quando scadono o si consumano. Per esempio, le forniture per ufficio sono considerate un’attività fino a quando non vengono utilizzate nel corso degli affari, e a quel punto diventano una spesa. Alla fine di ogni periodo contabile, le voci di rettifica sono necessarie per riconoscere la parte di spese prepagate che sono diventate spese effettive attraverso l’uso o il passare del tempo.

Si consideri l’esempio precedente dal punto di vista del cliente che paga 1.800 dollari per sei mesi di copertura assicurativa. Inizialmente, registra la transazione aumentando un conto delle attività (assicurazione prepagata) con un debito e diminuendo un altro conto delle attività (contanti) con un credito. Dopo un mese, effettua una voce di rettifica per aumentare (a debito) le spese di assicurazione per 300 dollari e per diminuire (a credito) l’assicurazione prepagata per 300 dollari.

Le spese prepagate nelle registrazioni contabili di una società sono spesso – ma non sempre – ricavi non guadagnati nelle registrazioni contabili di un’altra società. Le forniture per ufficio sono un esempio di spese prepagate che non appaiono nei libri contabili di un’altra società come entrate non acquisite.

Spese prepagate è quale tipo di conto

Possiedo un’attività di assistenza domiciliare per anziani.    Acquisto periodicamente carte di credito prepagate per i miei assistenti da utilizzare per acquisti per conto dei nostri clienti (generi alimentari, prescrizioni, ecc.).    Faccio pagare al cliente l’importo iniziale per riempire la carta e poi li faccio pagare per ogni acquisto fatto a loro nome per mantenere la carta piena.    Ho creato un articolo chiamato “Funding Prepaid card” come parte non inventariale ma non funziona come vorrei.    Ho anche creato voci non di inventario come “Grocery” e “Misc Items” per la fatturazione delle spese periodiche.      Ma quando addebito il finanziamento iniziale della carta, l’importo finanziato appare come un debito nel mio libro mastro e l’intero importo addebitato su quella fattura (comprese le mie spese di servizio effettive) appare come un deposito.    Poi, naturalmente, il finanziamento effettivo della carta che ho attuato utilizzando la mia carta di debito aziendale appare come un debito.  Questo non si concilia con ciò che sta effettivamente accadendo, quindi apprezzerei una guida su come impostare questo correttamente.

Risconti attivi nel conto economico

I risconti attivi non sono inizialmente registrati nel conto economico. Invece, i risconti sono inizialmente registrati nello stato patrimoniale, e poi, quando il beneficio del risconto è realizzato, o quando la spesa è sostenuta, è rilevata nel conto economico.

Quando un’azienda paga anticipatamente una spesa, questa viene riconosciuta come un’attività prepagata nello stato patrimoniale, con una registrazione simultanea che riduce la cassa dell’azienda (o il conto di pagamento) dello stesso importo. La maggior parte dei prepagati appare nello stato patrimoniale come attività corrente, a meno che la spesa non debba essere sostenuta fino a dopo 12 mesi, il che è una rarità.

Poi, quando la spesa viene sostenuta, il conto delle spese anticipate viene ridotto dell’importo della spesa e la spesa viene riconosciuta nel conto economico della società nel periodo in cui è stata sostenuta.

Una delle forme più comuni di spese prepagate è l’assicurazione, che di solito viene pagata in anticipo.  Per esempio, la società ABC paga un premio di 12.000 dollari per l’assicurazione di responsabilità civile di amministratori e funzionari per l’anno successivo. L’azienda paga la polizza in anticipo e poi ogni mese effettua una voce di rettifica per contabilizzare la spesa assicurativa sostenuta. La voce iniziale, in cui si addebita il conto delle spese prepagate e si accredita il conto utilizzato per pagare la spesa, sarebbe questa:

Voce del diario delle spese prepagate

Il pagamento anticipato si riferisce al pagamento di una spesa o di un obbligo di debito prima della data di scadenza. Spesso, le aziende effettuano pagamenti anticipati per le spese così come per beni e servizi per alleggerire il loro carico finanziario. I pagamenti anticipati agiscono anche come uno strumento per ottenere benefici monetari. Esempi di pagamento anticipato includono il rimborso del prestito prima della data di scadenza, bollette prepagate, affitto, stipendio, premio assicurativo, conto della carta di credito, imposta sul reddito, imposta sulle vendite, linea di credito, ecc.

Oltre al rimborso del prestito, un assicuratore può pagare in anticipo il premio assicurativo che scade l’anno prossimo. Un’impresa potrebbe pagare il suo fornitore prima di ricevere l’ordine. Alcuni utenti preferiscono il pagamento anticipato del contatore elettrico o del gas per evitare interruzioni.

Se un fornitore è a corto di contanti, ricevere un anticipo dal cliente potrebbe aiutare a materializzare l’ordine. Nel 2020, l’Iraq è stato segnalato per cercare un accordo di pagamento anticipato di cinque anni per ottenere alcuni finanziamenti che sono stati colpiti a causa dei bassi prezzi del petrolio. L’Iraq voleva rimborsare con il suo greggio di Bassora.

Nel 2021, l’Iraq ha annunciato di aver deciso di congelare l’accordo di pagamento anticipato poiché i prezzi del petrolio erano in aumento. Un accordo di pagamento anticipato avrebbe potuto impedire di guadagnare dall’aumento dei prezzi. Allo stesso modo, se un’azienda paga in anticipo un ordine che si prevede diventerà molto costoso in futuro, perderà meno dall’aumento dei prezzi.