Come registrare fattura commercialista

Registrazione delle fatture

Quando si vendono beni o servizi a un cliente, e si permette al cliente di pagare in una data successiva, questo è noto come vendita a credito, e crea una passività per il cliente a pagare il venditore. Al contrario, questo crea un’attività per il venditore, che si chiama crediti. Questo è considerato un’attività a breve termine, dato che il venditore viene normalmente pagato in meno di un anno. Un credito è documentato attraverso una fattura, che il venditore è responsabile di emettere al cliente attraverso una procedura di fatturazione. La fattura descrive i beni o i servizi che sono stati venduti al cliente, l’importo che deve al venditore (comprese le tasse di vendita e le spese di trasporto), e quando si suppone che debba pagare. Illustreremo questi concetti di seguito.

Questa scrittura contabile aumenta l’attività dei crediti per ABC, che appare come un’attività a breve termine nel suo bilancio. Inoltre, aumenta le vendite, che appaiono nel conto economico di ABC.Registrazione delle vendite di beni a creditoSe il venditore dovesse vendere beni a un cliente a credito, allora non solo dovrebbe registrare la vendita e il relativo credito (come nel caso della vendita di servizi), ma dovrebbe anche registrare la riduzione dell’inventario che è stato venduto al cliente, che poi appare nel costo dei beni venduti. Questa transazione successiva riduce l’attività dell’inventario nello stato patrimoniale e aumenta le spese nel conto economico. Per esempio, se ABC International dovesse concludere una transazione di vendita per 25.000 dollari in cui ha venduto 12.000 dollari di merce al cliente, la sua entrata nel libro giornale sarebbe:

Esempio di registrazione del giornale delle fatture

Dato che questo processo è abbastanza coinvolto, un’azienda potrebbe scegliere di automatizzare questo sistema piuttosto che elaborare le fatture manualmente. L’automazione può migliorare la visibilità, la produttività, l’accuratezza e l’efficacia dei costi del processo di fatturazione di un’azienda.

Un’azienda di acquisti ha bisogno di verificare l’acquisto, assicurare il pagamento corretto e consegnare il pagamento entro i termini concordati. Le fatture dovrebbero includere le seguenti informazioni per aiutare il venditore e l’acquirente a tracciare le loro spese o l’inventario e ad aggiornare i loro registri finanziari:

Una volta che il personale AP verifica che la fattura del venditore contenga tutte le informazioni corrette, deve inserire i dati manualmente o utilizzando uno strumento di automazione e codificarli per scopi contabili. La codifica della contabilità generale si riferisce a un sistema di codifica che rende più facile tracciare i debiti e i crediti.

Inserire manualmente questi dati può richiedere molto tempo al personale e comporta il rischio di errore umano, che può essere dannoso per i registri finanziari di un’azienda. L’utilizzo di un sistema automatizzato può ridurre i costi di elaborazione delle fatture dal 75% all’85%, diminuendo allo stesso tempo gli errori. Avere gli strumenti necessari per tracciare questi dati migliora anche l’accesso ai dati delle fatture, il che migliora il servizio ai fornitori e si traduce in tempi più rapidi per i pagamenti.

Come registrare il pagamento dell’acconto

Conservare le fatture di acquisto, altrimenti conosciute semplicemente come ricevute, è una parte integrante del processo di contabilità per qualsiasi azienda, libero professionista o famiglia. I dettagli di queste dovrebbero essere registrati accuratamente in ordine cronologico in preparazione delle dichiarazioni fiscali. Una fattura di acquisto è un tipo di documento fonte – prova di una transazione. Non sottovalutare l’importanza delle ricevute, può sembrare noioso e inutile ma conservare i documenti è indispensabile. Un principio fondamentale di una contabilità affidabile è che non ci dovrebbero essere transazioni senza una ricevuta. Questo può minimizzare il tuo reddito imponibile, migliorare le tue possibilità di ricevere un rimborso fiscale e ridurre la quantità di tempo che devi dedicare alle scartoffie ogni anno.

Una “ricevuta” è un termine ombrello per diversi tipi di documenti sorgente o riferimenti elettronici che registrano le transazioni, comprese le fatture, le fatture di acquisto, le note di pagamento, le ricevute delle carte di credito e i registri degli stipendi. Lo scopo di conservare le fatture di acquisto in questo modo è quello di documentare le spese e i profitti e registrare qualsiasi cambiamento nei vostri materiali. Documentando ogni ricevuta, le attività di un’azienda sono rese certificabili, trasparenti e facilmente comprensibili, rendendolo uno degli aspetti più importanti della contabilità aziendale.

Come registrare la fattura nel journal entry

Come registrare una transazione contabileQuando si verifica una transazione contabile, essa può essere registrata nei libri di un’organizzazione in diversi modi. I seguenti commenti notano i metodi più comuni disponibili. Questi metodi di registrazione creano tutti voci nel libro mastro generale, o in un libro mastro secondario che poi confluisce nel libro mastro generale. Da lì, le transazioni sono aggregate nei rendiconti finanziari. Voci del giornaleIl metodo più basilare usato per registrare una transazione è la voce del giornale, dove il contabile inserisce manualmente i numeri di conto e i debiti e i crediti per ogni singola transazione. Questo approccio è dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori, e quindi di solito è riservato a rettifiche e voci speciali. Nei seguenti punti, notiamo gli approcci più automatizzati utilizzati nel software di contabilità per registrare le transazioni contabili più comuni.